La nouvelle année est là, et avec elle son lot de bonnes résolutions, auxquelles vous vous tiendrez péniblement jusqu’à la fin du mois. Pour éviter de vous laisser déborder par le travail, il existe pourtant de nombreux outils qui promettent d’augmenter votre productivité. Petit tour d’horizon de ce qui se fait de mieux en ce moment, histoire d’attaquer 2022 en beauté.
Cibler vos besoins
Avant de vouloir être productif, encore faut-il définir ce dont vous avez besoin. Sur ordinateur et smartphones, les outils ne manquent pas, mais leur multiplication sur les stores en ligne peuvent rapidement avoir l’effet inverse de celui recherché : à force de vouloir trouver l’outil parfait, on finit par s’y perdre. Il conviendra donc avant de vous lancer, de définir précisément vos habitudes de travail au quotidien. Plutôt plateforme collaborative pour votre équipe, outil polyvalent capable de centraliser tous vos projets, ou simple to-do list pour organiser vos échéances, à vous de déterminer ce dont vous avez besoin.
Une fois vos attentes définies, il est aussi nécessaire de savoir si vous êtes — ou non — prêts à mettre la main au portefeuille pour booster votre productivité. Sans grande surprise, les outils les plus complets nécessitent souvent de passer à la caisse, via un abonnement mensuel ou un achat unique. Pour cette sélection, nous nous concentrerons uniquement sur les solutions gratuites, histoire de ne pas faire rimer productivité et découvert bancaire. Il faudra cependant noter que bon nombre de ces outils proposent aussi une offre payante, plus complète.
Éviter les distractions
Pour être productifs, commencez déjà par ne pas passer votre temps sur les réseaux sociaux. Établissez des plages de travail, récompensées par quelques pauses, et faites en sorte de vous y tenir. Cela demande évidemment une certaine discipline mentale, mais bonne nouvelle, il existe des outils pour vous y encourager.
Sur iOS et Android, vous pouvez par exemple opter pour Forest, une application (gratuite sur Google, 2,99E sur iOS) qui récompense votre concentration en plantant des arbres dans une forêt virtuelle. Pas de quoi enterrer votre procrastination, mais l’idée a le mérite d’être plus motivante qu’un simple chronomètre.
Plus radical, Antisocial est une autre application gratuite, qui permet de définir une liste noire des applications susceptibles de vous déconcentrer, et de les bloquer. Il est ainsi possible de définir à l’avance des plages horaires de déconnexion, ou d’improviser des séances de productivité, où il vous sera impossible d’ouvrir la moindre application tierce. Évidemment en cas de besoin, ces dernières restent déblocables d’un simple geste.
Enfin sur Spotify et YouTube, il existe aussi de nombreuses playlists dédiées à la concentration. Si vos musiques préférées vous poussent à la chanson plus qu’au travail, optez donc pour une séance de travail en compagnie de la Lofi Girl. Dans le même esprit, on vous conseille aussi Endel, une application qui utilise l’IA pour générer des séquences musicales propices à la concentration, le sport ou la relaxation.
Google Workspace, le plus intuitif
https://youtu.be/egSfiBQFFY4
On ne vous présente plus la G Suite de Google, devenue par la suite Google Workspace. Complète, gratuite (à condition de ne pas dépasser la limite de stockage imposée) et multiplateforme, la solution bureautique du géant américain revêt plusieurs avantages : non seulement elle est accessible partout, aussi bien sur ordinateur que sur mobile, mais surtout elle permet d’accéder à bon nombre d’outils interconnectés via une interface unique. À condition d’accepter d’offrir ses données à Google, Workspace donne accès à plusieurs types de documents (Docs, Sheets, Slides…), mais aussi à une to-do-list plutôt bien pensée, un bloc-notes numérique très pratique au quotidien, et à un agenda.
En plus d’être particulièrement intuitive, la suite bureautique de Google se paie aussi le luxe d’être entièrement collaborative, et d’autoriser le multitâche via une même fenêtre de travail. Une solution presque parfaite donc, qui souffre néanmoins de son manque de personnalisation.
Trello, pour les projets d’équipes
Si vous êtes plutôt habitués à travailler en équipe, Trello est une plateforme qui permet de morceler les différentes tâches d’un même projet, sous la forme de to-do-list ou d’objectifs à atteindre. Idéale pour les travaux de groupe et le télétravail, l’outil est accessible sur ordinateur et smartphone.
Très visuel, Trello permet aussi de partager des fichiers image et vidéo, ce qui évite d’avoir à passer par des services tiers. Un tout-en-un qui n’est pas parfait, mais qui mérite qu’on s’y attarde, ne serait-ce que pour son système de task list qui permet de facilement comprendre les priorités du jour.
Evernote, l’organiseur 2.0
Que vous soyez étudiants ou professionnels, Evernote est une solution multiplateforme complète, qui pourrait être indispensable si elle n’était pas aussi agressive lorsqu’il est question de vous vendre son offre payante. Disponible sur ordinateur et smartphones, l’application permet de prendre des notes et d’organiser ces dernières via des étiquettes ou des dossiers thématiques.
Avec son application web, Evernote permet aussi de sauvegarder n’importe quelle page sous forme d’aperçu URL, texte ou pdf, afin de le conserver, ou de le lire hors connexion. Un outil simple et intuitif, parfait pour conserver des articles de presse, ou se constituer un portfolio. Concrètement, il est ainsi possible de tout organiser, depuis son emploi du temps jusqu’à ses cours, ses réunions et ses objectifs de vie. On regrettera simplement que l’outil soit aussi limité en version gratuite, sans quoi il pourrait détrôner Google Workspace.
Zotero, le bibliographe
Que vous ayez besoin d’écrire un livre, un mémoire ou simplement que vous soyez un control freak de l’archivage numérique, Zotero est un outil de bibliographie qui pourrait bien révolutionner votre travail. Open source et gratuit (jusqu’à un certain niveau de stockage), l’application est accessible sur n’importe quel appareil, et permet de stocker, classer et archiver des articles, livres, documents numériques ou références littéraires. L’outil parfait pour éviter de perdre une référence cruciale lorsque vous êtes en train de travailler sur un projet d’envergure.
En plus de vous éviter le fastidieux exercice qu’est la rédaction d’une bibliographie, Zotero permet surtout d’organiser vos références, et de les retrouver par auteur, mots-clés, ou thématique. Un vrai gain de temps au quotidien donc. Dans le même esprit, vous pouvez aussi opter pour EndNote, un peu plus complet, mais aussi beaucoup plus cher.
Todoist, le plus simple
Les outils bureautiques trop imposants vous effraient, et vous recherchez une solution intuitive pour gérer vos différents projets ? Pas besoin de faire compliqué lorsqu’il est possible de faire simple. Dans sa version gratuite largement suffisante au quotidien (un abonnement premium est aussi disponible à 36$ par an), Todoist est un gestionnaire de tâche multiplateforme qui brille par son efficacité.
Fonctionnant sous la forme d’une to-do-list, l’application permet d’organiser ses différents objectifs dans des listes distinctes, de leur attribuer un niveau de priorité, et même des libellés. Chaque tâche et sous-tâche peut être dotée d’une date butoir, qui encore une fois se démarque par sa simplicité : il est par exemple possible de définir des périodicités précises, comme “tous les premiers vendredis du mois”, ou même “une semaine sur deux le mercredi à 16h30”. Todoist se chargera ensuite de convertir vos directives en dates précises, et de vous les rappeler en temps réel.
Un réel gain de temps au quotidien pour celles et ceux qui voudraient organiser un peu leur espace de travail. On apprécie aussi tout particulièrement l’onglet “Ma semaine”, qui permet d’anticiper ses échéances sur les 7 prochains jours. À noter que pour les utilisateurs de la suite Office, une application similaire baptisée To do permet les mêmes fonctionnalités, tout en ayant l’avantage d’être intégrée à la solution bureautique de Microsoft.
Notion, la perfection ou presque
Petit nouveau sur le marché de la productivité, Notion s’impose par sa polyvalence et son potentiel. C’est bien simple, la plateforme accessible sur PC et smartphone permet à peu près n’importe quoi. Grâce à un système de “briques”, il est possible de créer des task lists, des bases de données, de prendre des notes ou encore d’organiser son agenda. Le tout depuis une interface unique, et à l’efficacité pour le moment inégalée. Il est aussi possible de partager des documents avec d’autres collaborateurs.
Autre détail qui devrait plaire aux perfectionnistes, la liberté de mise en page offerte par l’application. Outre le contenu, il est aussi possible de personnaliser l’apparence de chaque page, au point que certains optent pour Notion lorsqu’il est question de réaliser un book ou un mini site web.
Si Notion semble aussi parfait, c’est qu’il l’est presque. Finalement, son seul défaut est d’être trop complet, au point de réussir parfois à nous perdre. Réservé aux perfectionnistes, l’outil nous a plusieurs fois perdus, au point de passer des heures à tenter d’obtenir la feuille de travail parfaite… et de finalement perdre du temps. Si les promesses de Notion sont grandes, optez — dans un premier temps — pour des templates préfabriqués, ou inspirez-vous de modèles trouvables sur Pinterest et Instagram. À condition d’y céder un peu de temps et d’investissement, vous ne serez pas déçus du voyage.
Une fois votre logiciel choisi, gardez enfin à l’esprit que productivité rime avec organisation. En consacrant un minimum de temps à anticiper vos objectifs de la semaine à venir, et en vous fixant des objectifs réalisables, vous gagnerez inévitablement en efficacité.
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Sujet intéressant, mais je lirai cet article plus tard.