Une récente étude parue dans le journal Information Research détaille les difficultés rencontrées par de nombreuses personnes dans la gestion de leurs archives électroniques personnelles. La pratique de recevoir par courriel des factures, des renouvellements d’assurances et d’autres documents est courante, car elle économise du temps et réduit l’utilisation de papier.
Éviter de perdre de l’argent
C’est bien pratique, mais voilà : au bout d’un moment, cela peut se transformer en un véritable casse-tête si l’on ne parvient pas à gérer efficacement ces enregistrements électroniques. Selon cette enquête, les personnes qui ne classent pas leurs courriels rencontrent des problèmes fâcheux : oubli de payer des factures, non-renouvellement de l’immatriculation du véhicule… ce qui peut engendrer des amendes et de grosses pertes financières.
L’enquête, qui a interrogé plus de 300 personnes provenant principalement d’Australie mais aussi d’autres pays comme le Royaume-Uni, les États-Unis et la Suisse, révèle que deux tiers des participants conservent leurs documents personnels dans leurs courriels. Parmi eux, à peine la moitié organise ces courriels en dossiers tandis que les autres les laissent dans leur boîte de réception sans aucun tri. Les résultats démontrent que seulement 52 % des personnes qui ne trient pas leurs courriels se disent satisfaites de leur gestion des documents, contre 71 % de ceux qui prennent le temps de les classer.
L’étude suggère des méthodes pour améliorer la gestion des enregistrements électroniques pour minimiser le stress et les pertes financières. Voici quelques recommandations pratiques issues de l’étude :
- classer ses courriels dans des dossiers thématiques ou sauvegarder les documents importants dans des dossiers sur le cloud ou sur l’ordinateur personnel ;
- télécharger les documents qui ne sont pas attachés aux courriels, comme les factures de services publics et tous les bulletins de salaire ;
- inscrire les dates de renouvellement importantes dans son calendrier comme rappel ;
- supprimer les courriers indésirables et se désabonner des services non désirés pour transformer la boîte de réception en une liste de tâches à effectuer.
L’étude explique que les personnes qui sauvegardent leurs documents sur des plateformes en ligne (Google Drive, iCloud ou Dropbox) se montrent particulièrement satisfaites de leur gestion des documents à domicile, avec un taux de satisfaction de 83%. Ce taux élevé contraste nettement avec celui des personnes moins rigoureuses dans la gestion de leurs courriels.
L’approche de l’étude appelle à des recherches plus approfondies pour généraliser ces résultats. Cependant, l’analyse statistique actuelle identifie déjà des pratiques liées à des résultats plus satisfaisants et met en garde contre celles qui pourraient poser de gros problèmes.
🟣 Pour ne manquer aucune news sur le Journal du Geek, abonnez-vous sur Google Actualités. Et si vous nous adorez, on a une newsletter tous les matins.
